Zoomミーティングの議事録はWordの画面共有でその場で作成。

その場の確認と後からの振り返りも大切。

20200531

Zoomミーティングが快適

最近、Zoomミーティングの機会が
増えてきました。

切替えができたお客さまとは
4月、5月と2度目のミーティングを
終えたところもあります。

Zoomミーティングが
浸透すると移動時間が
削減できますし、
距離の壁もなくなって
いきますね。

あとは、
いかにZoomミーティングを
スムーズに効果的に実施できるか、
が問われていきます。

3拠点以上のメンバーで集まったり、
資料の画面共有でペーパーレスで
同じ資料を確認したり、
とZoomでのメリットを活かした
ミーティングができています。

一方で、
ホワイトボードに書きながら
手書きの図や言葉で
考え方の整理をしていたところを
どうするか。

何で代用するのか、
まだ試行錯誤中ではありますが、
いい方法を見つけていきたいですね。

Zoomミーティングの議事録はWordの画面共有でその場で作成。

Zoomミーティングを行うようになり
変わってきたこともあります。

それは

議事録の作成

です。

毎月2~3時間の経営ミーティングを
させて頂いているお客さまとは
ミーティングの議事録を作成している
ところが少なくありません。

Zoomミーティングを行う前の
ミーティングの議事録を作成する
流れはこのような手順でした。

1.Evernoteのノートで打ち合わせの議題を作成

打ち合わせ資料をEvernoteで作成すると便利です。メモから資料に転用します。

https://balance-blog.com/Evernote-Meeting

2.打ち合わせではEvernoteの議題を印刷して相手に渡して、手書きでメモ

3.ミーティング終了後、Evernoteの議題をWordにコピー、手書きのメモの内容を議事に追記

 

4.WordをPDFに変換してお客さまに送信

 

5.Wordの議事録の内容をコピーしEvernoteにも貼り付け
(お客さまの情報、記録をEvernoteに残すことで時系列に内容確認ができるため)

それが、Zoomミーティングを行うようになり
ミーティングの議事録作成の手順を
次のように変えてみました。

1.Wordで打ち合わせの議題を作成する
(前回の議事録から抜粋、追記しながら作成)

2.ZoomミーティングではWordの画面を共有して打ち合わせを進める
(随時、ExcelやWEBなど他の資料に切替える)

3.決定事項、宿題事項はミーティング中にWordに追記しながら議事録を作る

4.ミーティング終了後、Wordの体裁を整えつつ、不足事項を追記し議事録を完成させる

5.WordをPDFに変換してお客さまに送信

6.Wordの議事録の内容をコピーしEvernoteにも貼り付け

すると、Zoomミーティングを進めつつ
同時平行で議事録の作成が進むので、
ミーティング後、お客さまに議事録を
送信するまでの時間が
大幅に短縮されるのです。

お客さまがミーティング内容を
振り返るタイミングが早くなりますし、
こちらの時間短縮にもつながります。

対面でのミーティングだと
相手の顔見ながら話を
聞いたり、話をしたりするので
PCを操作し続けながら
話を進めることが難しいです。
(私だけかもしれませんが)

それが
Zoomミーティングであれば、
常にPCに向き合っているので、
ミーティングをしながら
Wordの議事録を作成することが
苦になりませんし、
むしろスムーズに議事録を作成
することができますよ。

ちなみに、Evernoteのノートを画面共有して
議事録を作成する方法もあるのですが、

・共有したくないEvernoteの他のノートなどが共有されるリスクを減らす

・Wordの方が見やすいフォントを選択できる

といった理由でWordを使用しています。

ミーティングだけでは目的を達成できない

お客さまとのミーティングで
議事録を作成する理由は

ミーティングだけでは目的を達成できないから

です。

ミーティングの中で
経営課題を整理して、
解決方法が浮かんだとしても
経営課題を実際に解決している
わけではありませんよね。

ミーティングで決まった
解決方法を実践して
はじめて課題の解決も
できるわけです。

そのためにも
ミーティングで決めた

いつ、誰が、何を、どのように行うか

を明らかにして
関わるメンバーで共有しておく
必要がありますよね。

Zoomミーティングであれば
画面を共有しながら、
議事録の作成を進めていくことで
その場で

いつ、誰が、何を、どのように行うか

を共有しながら、
記録を残すことができますよ。

【編集後記】

昨日の夜は、
息子たちと同じタイミングで
寝室に行き就寝しました。

起床のタイミングが
最近遅くなっていたのですが、
今日は早朝に起床できて
スッキリです。

このパターンを継続していかないと。

【昨日の1日1新】

・税理士会 担い手ナビの登録

【お知らせ】
■佐竹正浩税理士事務所のサービスメニューはこちら
https://m-stax.com/services/

■税務顧問、税務相談などのお問い合せはこちら
https://balance-blog.com/inquiry/

feedlyでの購読はこちらからどうぞ
feedlyでの購読はこちらからどうぞ
follow us in feedly
記事を最後までお読み頂きありがとうございます!
ブログランキングに参加しています!
にほんブログ村 士業ブログ 税理士へ
にほんブログ村