伝えかたの工夫。伝わることが目的。

伝えたいことを伝えていませんか

20190424

やってしまいました…

昨日、やってしまいました・・・。

昨日は午前中は
大阪のとある貸し会議室で
お客様とのミーティングでした。

朝、京都から大阪に移動している
最中にこんなメッセージが。

「会議室に到着しました!」

一瞬あれっと、焦りましたが、
すぐにお客様から次の
メッセージが。

「早くと到着してしまいました。先に会議室で待っています」

と、ひと安心しましたが、
こうなったことには
私にも責任があるんです。。

ミーティングの開始は10時から、
とお伝えしていたのですが、
メッセージのやりとりの中で、
私が予約した貸し会議室の
住所などの詳細情報もお送り
していたのです。

その中に
会議室を予約している時間の
記載があって、
こちらの時間が 9時〜
となっていました。

会議室の予約時間という
余分な情報をお送り
していなかったら
間違われることも
なかったですよね。。

伝えかたの工夫。伝わることが目的

誰かコミュニケーションを
取ろうと思うと、当然

「伝える」

という行為が必要です。

でも、
この「伝える」という行為を
どう認識しているかで
伝え方も大きく変わります。

「伝える」という行為を

「伝えること」と考えていると

こちらが伝えたい情報を伝える行為に
意識が向きますよね。

知っている情報はとにかく伝えよう。

相手が何を知りたいか、
必要としているか、
よりもこちらの情報を
伝えることが優先している
状態です。

そうすると、先ほどのようなことが
起きてしまうんですよね。

会議室の予約時間まで丁寧に
伝えたことで判断に影響を
与えてしまっていたんです。

そうではなくて

「伝える」行為を

相手に必要な情報が「伝わる」こと、

と考えているとどうでしょうか。

相手にとって必要な情報は何か、
と考えてみるわけです。

会議室の予約時間ではなく
あくまで
会議が始まる時間であって、
それ以外の時間を伝えなければ
時間を間違う、
なんてことも起こりませんよね。

伝わることが目的だと考えることで
できる伝え方の工夫もありますよね。

試算表では伝えない

お客様の数字をチェックしたりして
経営者の方や幹部の方と一緒に
経営の状況を確認する場面が
よくあります。

税理士事務所が
お客様に報告するときに
使用する資料の一つに

残高試算表

という書類があります。

20151127

現金、
預金、
売掛金、
買掛金、
借入金、
売上高、
仕入高、
売上総利益、
給料手当
地代家賃、
広告宣伝費

と経営の数字の一つ一つの
記載されたレポート
なんですけど。

これだと
経営の状況が
伝わりにくいんです。

試算表に見慣れた方であれば
得られる情報も多く活用しやすい
資料ではあるのですが、
情報量が多いが故に
どこを見ればいいかも
分かりにくくなってしまいます。

お客様に伝わることを目的に
伝えようとすると、
残高試算表という形式で
ある必要もなくなります。

ビジュアルで示してもいいし、
本当に知って欲しいピンポイント
の数字だけを伝えても
いいわけです。

経営の状況を把握して
次の手を打てるように、
判断ができるように、
そして必要な情報を
相手にとって理解しやすい
方法で伝えること。

これを追求していきたいですね。

【編集後記】

昨日は大阪で2件の
打ち合わせでした。

いずれも議題は
これからどうしていくか、
という内容でした。

私も新たに取り組みさせて
頂くことが出てきたので
しっかりと結果につながるよう
準備をしていきます(^^)

【昨日の1日1新】

・鶴丸饂飩本舗 天三店

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