その都度より、まとめてで時間を稼ぐ
現金精算を脱却しよう
会社やお店などであれば、
社員さんがお金を立て替えて
必要なモノなどを購入すること
ってありますよね。
そしてそのモノを購入した領収書と
引き換えにお金を渡す、
いわゆる「経費精算」をする必要が
生まれます。
「経費精算」ってどのような
やり方を採用しているでしょうか。
一番シンプルな方法は
社員さんが持ってきた領収書と
引き換えに現金を渡す方法です。
社員さんが持ってきた領収書を確認して、
会社やお店の経費として問題なければ
お金を渡す。
とても分かりやすいですよね。
ただ、
とてもめんどくさいやり方でも
あります。
社員さんが立て替えをするたびに
現金精算をするわけです。
1ヵ月に10回立て替えたら、
10回、領収書と現金を交換する。。
しかも、社員数が10人くらいで
経理自体も社長が行っていたら。
社長の貴重な時間がなくなりますし、
もちろん社員さんにとっても10回精算
することで貴重な時間が失われます。。
経費精算の見直しから利益につなげる
もし、現金で、その都度の
経費精算を行っているようであれば
今すぐ経費精算のやり方を見直しましょう。
その都度精算から月ごと精算にする
社員さんが立替えをする度に精算する
その都度精算を止めて、
月ごと精算に変えましょう。
1回の精算に5分掛かっていたとして、
10回精算をすれば50分です。
しかも、立て替えをした社員さんと
お金を用意して渡す、
経理担当の社員さんや社長など
最低2人が係わるので、
50分×2人＝100分の時間を使っている
わけです。
しかもその時間が立て替え精算を
する社員さんの数だけ必要になります。
5人であれば500分で8時間20分
10人であれば1,000分で16時間40分。。
その都度精算を止めるためには
月ごとに社員さんが使った経費を
記載し、領収書を貼り付けた
経費精算書を作って、
それと引き換えに精算をすれば
いいわけです。
あと、最近であれば、
社員さんがスマホで経費の登録、
申請ができるアプリなどを使う
手があります。
マネーフォワードクラウド経費
などがその例ですね。
社員さんがスマホで経費を登録すれば、
そのデータが会計に連動されて
経理の手間がなくなります。
社員さんも毎月、
経費精算書を作成する
必要がなくなります。
領収書を提出する必要はありますが。
それと、その都度精算をすると
社員さんに持ち出しが発生する。
と考えるのであれば、
あらかじめ1万円など金額を決めて
社員さんにお金を預けておきましょう。
その1万円は退職するときに
返してもらう、
最終の給与から天引きにする、
そんなルールにするだけで持ち出し
はなくなりますよね。
現金精算から銀行振込に変える
経費精算を現金精算から銀行振込
に変えましょう。
社員さんが持ってきた領収書が
638円だったら。
会社やお店のお金から638円を数えて渡す。
めんどくさいですよね。
そうではなくて、
給与の銀行振込額に638円を加えた金額を
振り込む。
この方が楽ですよね。
給与明細にも「経費立替金」という項目にして
所得税や社会保険の対象にしないように
注意しておけばいいわけです。
現金をなるべく扱わない
業務の流れを作りましょう。
お金を生まない時間を減らす
「なかなか利益が出せずに困っている」
売上を増やすための取り組みを
行っていたとしてもすぐに結果に
つながるかは分かりませんよね。
経費を削減して利益を増やす、
といっても限界があるはずです。
そんなときに考えることは
お金を生まない時間を減らす
ということです。
「経費精算」という仕事自体は
大切な仕事です。
ただ、「経費精算」をしたからといって
利益やお金が増えるわけではありません。
つまり、お金を生まない時間なわけです。
このお金を生まない時間を
減らすことができれば、
その分、売上や利益を
生み出す時間に変えることが
できますよね。
営業の戦略を考えたり、
スキルアップの時間にしたり。
時間に余裕が生まれ分は休む、
なんていうのもありですよね。
【編集後記】
これから社員さんを増やして行こう、
そう考える企業であれば、
社員さん1人1人のお金を生まない時間を
なくしていくことでその効果も
高まりますよね。
今のうちにこれは取り組んだ方がいい。
昨日の打ち合わせでも
そんな話になりました^^
【昨日の1日1新】
・ごま豆乳クリームのモンブラン
