メッセージのメリットを高めていきます。
電話を手放すために行うこと
仕事をする上で
電話は極力使わないように
しています。
誰かに連絡をするときに
電話を使ったとしても
その時に相手が取れるか
どうか分かりませんよね。
電話がつながらなかったら、
また時間をおいてかけ直す
必要がありますし、
折り返し電話をかけ直して
いただくケースもあるでしょう。
電話をかけてもつながらなかった。
電話をかけてもらったけど
電話に出ることができなかった。
この繰り返しのためだけに
時間を使うのはもったいないですよね。
電話をつかわなくても済むように
お客様とのやりとりでは
極力、ChatworkやLINE、メールでの
やりとりを行っています。
電話を使うケースもありますが、
込み入った話しである場合などに
限られます。
あと、ホームページに電話番号を
記載していないので、
知らない方から電話が掛かっていることも
ほとんどありません。
電話を減らしてメッセージを増やすための工夫
電話を極力使わないように
することは、
自分だけの意識だけでは
実現することはできません。
やりとりをする相手にも
電話ではなく、
メッセージのやりとりがいい
と感じてもらう必要がありますし
そのために工夫していること
があります。
1.電話を極力使わないことを最初に伝える
新しいお客様との仕事を
スタートするときには
電話ではなく、
メッセージでのやりとりが
中心になることをお伝えしています。
電話の場合は出ることができず
折り返しの連絡が遅くなりますが、
メッセージを頂ければ
電話よりも早くご連絡できることが
多いです。
とあらかじめお断りしておきます。
2.メッセージの返信などは極力早く行う
電話だと折り返しの連絡が遅くなっても
メッセージだと連絡が早くなります。
と伝えていますので
メッセージの返信はなるべく早く
行うようにしています。
メッセージが来た時には
何が何でも早く返信する、
というわけではありませんが、
返信が可能なタイミングであれば
なるべくすぐに返信しています。
実際に、電話をするよりも
メッセージで送った方が
質問にも早く回答が返ってくること
を実感して頂くんです。
メッセージでやりとりしたら
すぐに解決した。
そんな体験を増やして頂くことで
電話を減らしていただきます。
3．見やすいメッセージを心がける
メッセージのやりとりをするときに
Chatworkなのか、LINEなのか、
メールなのかで
メッセージの見え方が変わりますよね。
スマホで見るのか、
PCで見るのかによっても
メッセージの見え方が変わります。
どの手段でメッセージのやりとりをするか
相手がどんな端末でメールを確認するかも意識して、
改行のタイミングや空白行の挿入、箇条書き
など見やすさにもこだわります。
4．分かりやすいメッセージを心がける
税金の制度についての
説明をするときなどは
特に気を付けるところです。
専門用語は必要最低限にしながら、
簡単な事例なども使いながら
説明していきいます。
さらに、
制度を理解してい頂いた上で、
判断をしていただく必要があるので、
判断材料となるメリット、デメリット
なども伝えること。
制度を理解していただいて
意思決定ができるような
分かりやすいメッセージに
することが欠かせません。
お客様の業務効率化も目指す
お客様とのやりとりに
電話を極力使わずに
メッセージでのやりとりを
中心にすることで
お客様の業務効率化を
目指すことができます。
メッセージ中心での
コミュニケーションに切替えることで
問い合わせに対する素早く回答が来る
必要な資料がデータですぐに届く
税金などの制度の理解が深まる
ということを実現すれば
お客様の業務の効率化を
実演することになります。
業務の効率化が進むことで
ストレスが減ったり
時間の有効活用ができることで
事業の利益への貢献にもつながります。
コミュニケーションの手段として
何を選ぶかではなく
業務の効率化のためにも
電話を減らしていきたいですね。
【編集後記】
昨日はクラウド会計freee導入のための
お客様との打ち合わせでした。
スマホだけでfreeeを利用されているのですが、
手動での入力はほぼご理解頂いたので、
ネットバンキングの明細登録の説明を
させていただきました。
短期間で使いこなしていただけると
こちらも嬉しいものです(^^)
【昨日の1日1新】
・freeeスマホアプリからSafariでの元帳参照
