状況に応じて伝わるように磨く
インボイス制度の説明の場面で
最近は
お客様との打ち合わせの際に
インボイス制度の議題が挙がり
再度、制度の内容や事業への影響
についてお話しする機会が続いています。
資料を使って、
お客様の事業でどんな影響があるか
実例を交えてお伝えすることで
お客様それぞれにとって
どんな影響があるかも
ご理解頂くことができています。
その際によくお聞きすることが
「これ、周りの事業者で理解できている人は少ないんじゃないか」
ということです。
特にご自身で確定申告などを
されている方になると
気にはなっているけれど
どんな影響があって
何をしないといけないのか
把握されていないケースが
まだまだ多そうですね。
分かりやすく伝える技術を磨くための工夫
例えばインボイス制度のように
難しい内容であっても
相手に何らかの判断が必要なこと
であれば分かりやすく伝えて
その判断をして頂く必要があります。
モノゴトを相手に
分かりやすく伝えるためには
分かりやすく伝える技術を
磨かないといけませんよね。
分かりやすく伝える技術を磨くための工夫
としては次のようなものがあります。
1.モノゴトを何かに例えて伝える
税金の制度について伝えるとしても
法律の用語で伝えるよりも
具体的な事業での事例に例えて伝える。
など、モノゴトを何かに例えて
伝える工夫が必要になりますよね。
相手にとってイメージできるもの
は何かを考えて例えてみましょう。
2.数字や日時などで人によって認識がズレない表現を使う
いつか、早めに、
大きい、小さい、高い、低い
などの表現ばかりだと
自分と相手との間に
認識のズレが生まれる
可能性があります。
数字や日時など
内容を具体化できるもので
認識のズレが生じない
表現を使うよう心がけたい
ものです。
3.伝える前に聞く姿勢を作ってもらう
相手に何かを伝えようとしても
相手が聞く姿勢を整えていなければ
なかなか伝わりませんよね。
心の準備をしていなかったのに
急に難しい話しをされても
受け止める準備ができていなければ
消化不良にもなってしまうものです。
4.話すだけでなく資料や手振りなどで視覚の情報を活用する
いくら分かりやすい表現で
話しをするとしても
話しをする人が身振り手振り、
表情の変化なく話していたら
どうでしょうか。
話しもなかなか頭の中に
入ってきませんよね。
どんな表情で、
どんな手振りで、
どんな資料を使うか。
相手に分かりやすく
伝えるためには
視覚の情報を活用すること
が欠かせません。
伝える技術を磨き続けること
必要なことを相手に伝える技術は
磨き続ける必要がある
と考えています。
同じ相手にモノゴトを伝える場合であっても
関係性の変化、相手の方の知識の変化によって
伝え方も変えていく必要がありますよね。
また、どんな手段で伝えるか、
ということも
オンラインミーティングが増えたきたように
どんな場で伝えるかによっても
伝える方法も変わってきます。
伝える場面に応じた手段を選んで
いく必要もありますよね。
そのためにも
伝える技術には終わりがないものと
考えて磨き続けていきたいものです。
【編集後記】
昨日は事務所近くの
貸し会議室を利用して
お客様とのミーティング
を実施しました。
スマホアプリから予約できて
簡単に利用できるのは
とても便利ですね。
【昨日の1日1新】
･fixUアプリ 会議室予約
･京都Mamori会議室利用
