受け取る側をイメージして、レターパックを使い分ける。

工夫のしどころはまだまだあるはず。

20211228_1

レターパックの使用枚数が増える時期

毎年11月頃から12月に掛けて
レターパックを使用する枚数が
急増します。

年末調整の資料を集めるため
確定申告の資料を集めるため
完成した源泉徴収票を納品するため
   :

こちらから書類をお送りする際、
書類を返送して頂く必要があるときには
返信用のレターパックもお送りしています。

レターパックを送る枚数も増えますし、
受け取るレターパックも増えるんです。

受け取る側をイメージして、レターパックを使い分ける。

多少コストが掛かったとしても
レターパックを使って
書類のやり取りをする理由は
追跡サービスを使って郵便物の
配達状況を確認できるからです。

お客様にお渡しする
返信用レターパックの追跡番号も
写真を撮ってEvernoteに保存しているので
お送り頂いた書類がどんな状況かも
確認することができます。

さらに重さを図って、
その重さに応じた切手を
選ぶ必要がないことも
大きな理由の1つですね。

そしてレターパックを使って
書類を送るときに考えることは

対面で届けてくれる「レターパックプラス」

にするか

郵便ポストに届けてくれる「レターパックライト」

にするかという判断です。

個人情報が入った書類、
その後の手続きの期限などにより
確実届ける必要がある書類
であれば
「レターパックプラス」
を使用します。

ただ、誰がその書類を受け取るか、
受け取る側をイメージして
「レターパックプラス」
を選択することもあります。

お客様が1人でビジネスを
されている場合、
書類が届いてもその場で
サインや受領印を押すことが
難しいケースもあります。

あるいは飲食店などで
昼間は不在にしているケースが
多い場合であれば
サインや受領印を押すことは
難しいですよね。

こうしたケースであれば
郵便ポストに届けてくれる
「レターパックライト」
を使うようにします。

書類を送る先が
会社や店舗なのか、自宅なのか、
どこに書類を送って
その場所で書類を誰が受け取るか。

細かいことですが、
書類でのコミュニケーションを
スムーズに行うためには
欠かせないことです。

その先をイメージする力

同じ書類を発送するとしても
受け取り側のイメージを
明らかにすればするほど、
どういった手段で発送するか
も変わります。

自分の目の前ではなく、
手が離れたその先で
どのようなことが起こりうるか
その先をイメージする力を
高めたいですね。

【編集後記】

昨日は事務所にある
カプセル式コーヒーメーカーの
ドルチェグストを久々に
使ってホットコーヒーを
入れてみました。

温かい淹れたてコーヒーを
飲むと暖まりますね。

業務の効率も高まった
気がしますね(^^)

【昨日の1日1新】

・ドルチェグスト スタバ ハウスブレンド

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